Waar moet je op letten bij het bouwen van een beursstand?

Een succesvolle beursdeelname begint met een goed doordachte stand. Of je nu een kleine of grote stand hebt, er komt meer bij kijken dan je misschien denkt. Van de ontwerpfase tot de opbouw en afbouw op locatie – een goede voorbereiding voorkomt stress en zorgt ervoor dat jouw beursdeelname vlekkeloos verloopt. In deze blog lees je waar je op moet letten bij het bouwen van een beursstand.

1. Begin op tijd met het ontwerp

Een beursstand ontwerpen is méér dan alleen een mooi plaatje maken. Je stand moet passen bij je merk, je boodschap duidelijk overbrengen en praktisch zijn voor zowel je team als de bezoekers. Begin daarom ruim op tijd met het ontwerpproces. Reken minstens drie tot zes maanden van tevoren om het concept uit te werken, materialen te kiezen en een standbouwer te vinden.

Denk na over:

• De uitstraling en branding van je stand
• De functionaliteit: ontvangstruimte, demo-plek, opslagruimte
• De materialen en verlichting voor de juiste sfeer
• Ervaring van de standbouwer. “Kent de bouwer de beurs?”

Een goed ontwerp is niet alleen visueel aantrekkelijk, maar ook praktisch. Zorg ervoor dat je stand logisch is opgebouwd, zodat bezoekers makkelijk binnenkomen en je boodschap snel oppikken.

2. Houd rekening met de opbouwperiode

Elke beurs heeft vaste opbouwdagen. Dit is de periode waarin alle exposanten hun stands opbouwen. Houd rekening met het feit dat je niet de enige standbouwer bent op de beursvloer. Er rijden heftrucks rond, er worden grote elementen geplaatst en soms loopt de planning anders dan gedacht.

Daarom is het slim om vooraf te weten:

• Wat de exacte opbouwtijden zijn (sommige beurzen hebben strikte tijdsloten)
• Of er speciale regels zijn voor zware constructies of grote materialen
• Hoe je standbouwer toegang krijgt tot de beursvloer

Door hier rekening mee te houden, voorkom je last-minute problemen en staat je stand op tijd klaar voor de opening van de beurs.

3. Regel de benodigde aansluitingen

Een stand zonder stroom of water kan voor flinke problemen zorgen. Controleer ruim van tevoren welke voorzieningen je nodig hebt en regel deze bij de beursorganisatie.

Denk aan:

• Elektra – Hoeveel stroompunten heb je nodig? Zijn er extra kosten voor meer vermogen?
• Verlichting – Samen met de elektra wil je misschien ook specifieke delen van je stand belichten.
• Wateraansluiting – Is dit nodig voor koffie, een productdemonstratie of hygiëne?
• Internet – Is er WiFi op de beurs of heb je een bekabelde verbinding nodig?

Veel beurslocaties werken met vaste leveranciers voor deze voorzieningen. Wacht dus niet tot het laatste moment met aanvragen, want de deadlines hiervoor liggen vaak weken voor de beurs. Ook gelden er vaak kortingen wanneer je deze op tijd aanvraagt.

4. Zorg voor een slimme logistiek

Je stand op tijd op de juiste plek krijgen is een logistieke uitdaging. Denk na over het transport van materialen en de planning voor de opbouw.

Handige tips:

• Controleer hoe en wanneer je de beurslocatie mag betreden met materialen
• Zorg voor een duidelijk overzicht van alle onderdelen van je stand
• Houd rekening met eventuele wachttijden bij het lossen en laden

Een stand die uit losse onderdelen bestaat, is makkelijker te vervoeren en op te bouwen dan een groot, massief ontwerp. Overleg dit goed met je standbouwer om verrassingen te voorkomen.

5. Denk aan de afbouw na de beurs

Na de beurs moet alles weer netjes worden opgeruimd. Vaak moet dit snel en efficiënt gebeuren, omdat de beursorganisatie binnen enkele uren de hal wil leegmaken. Dit betekent dat je goed voorbereid moet zijn op de afbouwfase.

Waar je aan moet denken:

• Plan vooraf wie de afbouw regelt en hoe lang dit duurt
• Zorg voor verpakkingsmateriaal om je stand veilig te vervoeren
• Controleer of je afval moet afvoeren of dat de beursorganisatie dit doet

Sommige exposanten kiezen ervoor om materialen op te slaan voor een volgende beurs. Bespreek dit met je standbouwer om te kijken welke elementen herbruikbaar zijn. Wij bieden ook standbouw aan op basis van huur, wat maakt dat we duurzaam zijn en in kunnen spelen op specifieke wensen per beursdeelname. 

Conclusie: een goede voorbereiding bespaart tijd en geld

Het bouwen van een beursstand vraagt om een strakke planning en een goed doordacht ontwerp. Door op tijd te starten, de juiste vergunningen en aansluitingen te regelen en rekening te houden met de logistiek, voorkom je stress en onverwachte kosten.

Wil je zeker weten dat je stand perfect wordt opgebouwd zonder gedoe? Werk samen met een ervaren standbouwer die het hele proces voor je uit handen neemt. Zo kun jij je focussen op het belangrijkste: het succesvol presenteren van je bedrijf op de beurs.