Hoe zit het met vergunningen en regels op de beurslocatie?

Als je met jouw bedrijf gaat deelnemen aan een vakbeurs, denk je waarschijnlijk eerst aan de uitstraling van je stand, de producten die je wil tonen en het contact met bezoekers. Maar achter de schermen zijn er ook praktische zaken die geregeld moeten worden. Een daarvan is de vergunning voor je beursstand. Wie regelt wat? En waar moet je allemaal rekening mee houden? In deze blog nemen we je mee in de regels en verantwoordelijkheden rondom standbouw op beurslocaties.

Regels verschillen per beurslocatie

Elke beurslocatie stelt eigen regels op voor de opbouw van stands. Denk aan maximale hoogtes, brandveiligheidseisen, nooduitgangen die vrij moeten blijven of specifieke eisen rondom materialen. Deze regels zijn er niet om het ingewikkeld te maken, maar om veiligheid, toegankelijkheid en een goede doorstroming te garanderen. Als exposant ben je verantwoordelijk voor het naleven van deze voorschriften.

Technisch handboek als leidraad

De meeste organisatoren stellen een technisch handboek beschikbaar waarin alle regels per locatie en per editie duidelijk staan vermeld. Hierin staat bijvoorbeeld wanneer je mag opbouwen, hoe laat je weer moet afbouwen, welke materialen zijn toegestaan en of je vooraf goedkeuring nodig hebt voor je ontwerp. In veel gevallen is het verplicht om je standontwerp tijdig ter goedkeuring in te dienen bij de organisatie of locatiebeheerder.

Wat is een beursvergunning precies?

Het aanvragen van een vergunning voor je beursstand is meestal geen losse gemeentelijke vergunning, maar een goedkeuring die je via de beursorganisatie of locatiebeheerder krijgt. Toch kan het proces veel vragen oproepen, vooral als je stand net iets afwijkt van de standaard. Denk aan een verhoogde vloer, een verdieping of specifieke technische aansluitingen zoals water, perslucht of krachtstroom.

Ondersteuning vanuit PR Standbouw

Bij PR Standbouw begeleiden we dit hele proces voor jou. We kennen de ins en outs van de meest gangbare beurslocaties en weten precies hoe en wanneer aanvragen ingediend moeten worden. Ook stemmen we de materiaalkeuze en constructie af op wat per locatie is toegestaan. Hierdoor hoef jij je geen zorgen te maken over afkeuring of vertraging bij de opbouw.

Technische voorzieningen tijdig regelen

Een extra aandachtspunt is de technische infrastructuur van een beurslocatie. Niet elke hal heeft dezelfde voorzieningen. Het kan zijn dat je vooraf moet aangeven of je een wateraansluiting nodig hebt, hoeveel vermogen je stand verbruikt, of dat je rigging (ophangpunten in het plafond) wilt gebruiken. Wij zorgen ervoor dat deze informatie op tijd wordt aangeleverd, zodat alles soepel verloopt.

Voorkom verrassingen en bouw met vertrouwen

Door deze voorbereiding uit handen te geven, voorkom je last-minute verrassingen en weet je zeker dat je stand voldoet aan alle eisen. Zo houd jij de focus op wat echt telt: een succesvolle beursdeelname.

Wil je zeker weten dat jouw beursdeelname technisch perfect geregeld is? Neem dan vroegtijdig contact op, zodat we samen een soepele voorbereiding kunnen realiseren.